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Politique de protection des renseignements personnels

1. Objet

 

L’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada  (l’« OIRPC ») a rédigé la présente Politique de protection des renseignements personnels (externe). Cette politique énonce la manière selon laquelle l’OIRPC recueille, utilise, communique et gère autrement les renseignements personnels, y compris par l’entremise de son site Web situé à l’adresse http://www.cppib.com/fr/ (le « site Web ») et à l’occasion d’autres rapports avec des particuliers. Pour en savoir davantage sur la manière dont l’OIRPC traite les renseignements personnels des personnes qui postulent un emploi auprès de l’OIRPC ou dans le cas d’une nomination au conseil d’administration de l’OIRPC, veuillez vous reporter à la Politique de protection des renseignements personnels des candidats de l’OIRPC.

 

2. Définitions

 

Les « renseignements personnels » désignent les renseignements d’une personne identifiée ou identifiable, incluant le nom, l’adresse, l’adresse électronique, la signature, une opinion ou d’autres renseignements se rapportant à une personne. Selon le ressort dans lequel vous êtes situé, certaines coordonnées d’affaires peuvent être exclues de la définition des renseignements personnels.

 

3. Collecte et utilisation des renseignements personnels 

 

L’OIRPC peut recueillir des renseignements personnels auprès de personnes dans les cas suivants :

 

  • lorsque vous visitez son site Web;
  • lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des communications de l’OIRPC;
  • dans le cadre de la gestion des placements de l’OIRPC et de vérifications préalables;
  • en lien avec les forums de discussion, les assemblées, les conférences ou d’autres activités commanditées par l’OIRPC;
  • en lien avec des consultations publiques, des sondages d’opinion, des groupes de discussion ou des commentaires;
  • lorsque vous communiquez avec l’OIRPC pour lui transmettre un commentaire ou lui poser une question ou autrement lui fournir des renseignements personnels.

L’OIRPC doit recueillir et utiliser des renseignements personnels pour fournir les services et exécuter les fonctions décrits ci-dessous. Sans ces renseignements, il ne serait pas en mesure d’accomplir certaines tâches.

 

Visite du site Web de l’OIRPC 

Veuillez vous reporter à la rubrique ci-dessous intitulée « Témoins et renseignements supplémentaires concernant le site Web de l’OIRPC » pour en savoir davantage sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par l’entremise du site Web.

 

Inscription pour recevoir des communications de l’OIRPC 

L’OIRPC peut vous offrir la possibilité de vous inscrire pour recevoir des communications, telles des nouvelles ou des mises à jour, par courriel ou par la poste. Si vous choisissez de vous inscrire pour recevoir des communications de l’OIRPC, cette dernière peut recueillir des coordonnées comme votre adresse électronique ou postale. Vous pouvez en tout temps choisir de ne plus recevoir ces communications en cliquant sur le lien de désabonnement inclus dans votre communication par courriel ou en communiquant avec l’OIRPC selon que l’indique la rubrique « Communiquez avec nous » ci-dessous. Si vous vous désabonnez, il est possible que vous continuiez à recevoir de l’OIRPC des communications électroniques autres que des communications de marketing.

 

Activités de gestion des placements 

Dans le cadre de ses activités de placement, l’OIRPC peut recueillir des renseignements personnels à propos des personnes avec lesquelles il travaille ou investit (comme des conseillers en placement ou des gestionnaires de fonds), ou à propos des membres du conseil d’administration (ou conseils semblables) ou de la direction, des clients ou des fournisseurs des sociétés ou des entités dans lesquelles l’OIRPC songe à investir. Les renseignements que l’OIRPC recueille peuvent comprendre des renseignements obtenus au moyen de vérifications d’antécédents. L’OIRPC recueille et utilise ces renseignements afin d’exécuter des vérifications préalables concernant des placements éventuels, des conseillers en placement ou des gestionnaires de fonds pour gérer ses placements et selon que l’exigent les lois applicables. Dans le cas des personnes situées dans l’Espace économique européen (l’EEE), l’OIRPC utilise les renseignements personnels à ces fins (i) sur la foi de son intérêt légitime en vertu des lois applicables de l’EEE pour l’exercice et l’amélioration de ses activités, ou (ii) parce qu’il est tenu de le faire en vertu des lois applicables.

 

Forums, assemblées, conférences et autres activités 

L’OIRPC commandite à l’occasion des forums de discussion, des conférences ou d’autres activités semblables. Dans le cadre de ces activités, il peut recueillir les renseignements personnels des participants, comme le nom, l’adresse électronique, les coordonnées et les renseignements sur les paiements afin d’administrer l’inscription au forum, à la conférence ou à une autre activité. À titre d’exemple, l’OIRPC peut recueillir le nom, la municipalité ou le comté et la province de résidence des personnes qui assistent à l’assemblée publique biannuelle de l’OIRPC au Canada. Ces renseignements sont utilisés à des fins de sécurité et de production de rapports. En ce qui a trait aux personnes situées dans l’EEE, l’OIRPC utilise les renseignements personnels à ces fins sur la foi de son intérêt légitime en vertu des lois applicables de l’EEE pour l’administration de ces événements.

 

Consultations publiques, sondages d’opinion, groupes de discussion ou commentaires

L’OIRPC ou les sociétés de sondage, d’enquête ou autres fournisseurs de services qu’il autorise peuvent effectuer des consultations publiques, des sondages d’opinion, tenir des groupes de discussion ou solliciter les commentaires du public auxquels des personnes participent pour appuyer l’exécution du mandat de l’OIRPC. Dans le cadre de ces activités, l’OIRPC peut obtenir des participants leur consentement pour recueillir et utiliser des renseignements personnels comme le nom et le prénom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale aux fins d’effectuer des recherches ou d’obtenir la participation du public. Les rapports produits à la suite de telles consultations publiques seront fournis à l’OIRPC sous forme agrégée et d’une manière qui ne peut permettre l’identification d’un participant en particulier.

 

Enregistrement des appels

L’OIRPC peut surveiller et enregistrer les conversations audio et vidéo qui ont lieu avec le bureau de négociation de l’OIRPC ou avec d’autres membres du personnel de l’OIRPC à des fins d’exactitude et de tenue des dossiers. En ce qui a trait aux personnes qui se trouvent dans l’EEE, l’OIRPC utilise les renseignements personnels obtenus dans le cadre de ces conversations sur la foi de son intérêt légitime en vertu des lois applicables de l’EEE à des fins d’exactitude et de tenue des dossiers qui se rapportent à ses activités.

 

Médias sociaux 

L’OIRPC peut vous offrir l’occasion d’interagir avec lui ou son contenu sur des sites Web de réseaux sociaux ou au moyen de plugiciels ou d’applications tiers.  Lorsque vous interagissez avec l’OIRPC sur des sites Web de réseaux sociaux ou au moyen de plugiciels ou d’applications tiers, vous pouvez lui permettre d’avoir accès à certains renseignements liés à votre compte de réseau social (p. ex., nom, nom d’utilisateur, adresse électronique, image de profil) pour transmettre du contenu ou dans le cadre de l’exploitation du site Web, du plugiciel ou de l’application. En ce qui a trait aux personnes qui se trouvent dans l’EEE, l’OIRPC utilise ces renseignements sur la foi de son intérêt légitime en vertu des lois applicables de l’EEE lui permettant de le faire (y compris pour transmettre du contenu ou dans le cas de l’exploitation du site Web, du plugiciel ou de l’application).

 

Questions, commentaires et plaintes 

Si vous communiquez avec l’OIRPC pour lui transmettre un commentaire, une question ou une plainte, il se peut qu’il vous demande des renseignements qui vous identifient (comme vos nom, adresse et un numéro de téléphone) de même que d’autres renseignements dont l’OIRPC a besoin pour l’aider à répondre rapidement à votre question, à votre commentaire ou à votre plainte. L’OIRPC peut également conserver ces renseignements pour vous aider à l’avenir. En ce qui concerne les personnes situées dans l’EEE, l’OIRPC utilise ces renseignements sur la foi de son intérêt légitime en vertu des lois applicables de l’EEE pour communiquer avec les personnes qui communiquent avec lui.

 

4. Partage des renseignements personnels 

 

L’OIRPC ne communiquera pas ni ne négociera, louera, vendra ni ne transférera autrement les renseignements personnels sans votre consentement, sauf dans la mesure énoncée dans la présente politique.

 

Fournisseurs de services 

L’OIRPC peut transférer (ou autrement rendre accessibles) vos renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services pour son compte. À titre d’exemple, l’OIRPC peut utiliser les services de fournisseurs pour transmettre ses courriels, héberger son site Web et exploiter certaines ses fonctions. Les fournisseurs de services de l’OIRPC reçoivent les renseignements dont ils ont besoin pour accomplir les fonctions qui leur sont désignées. L’OIRPC ne les autorise pas à utiliser ou à communiquer des renseignements personnels pour leurs propres fins de marketing ou à d’autres fins.

 

L’OIRPC ou ses fournisseurs de services tiers aux États-Unis, au Canada, à Hong Kong et en Inde peuvent conserver et traiter vos renseignements personnels. Pour les personnes situées dans l’EEE, l’OIRPC respecte les exigences juridiques applicables en protégeant adéquatement le transfert de renseignements personnels aux destinataires dans des pays à l’extérieur de l’EEE et de la Suisse que la Commission européenne n’a pas reconnus comme offrant un niveau suffisant de protection pour les données personnelles. Dans tous les cas, l’OIRPC ne transférera vos renseignements personnels que s’il a mis en œuvre des mesures de protection adéquates relativement au transfert, par exemple, les Clauses contractuelles types de l’Union européenne. Vous pouvez obtenir une copie des mesures de protection qu’utilise l’OIRPC relativement à de tels transferts en communiquant avec lui selon les indications ci-dessous.

 

Exigences juridiques 

L’OIRPC et ses fournisseurs de services canadiens, américains et autres fournisseurs de services peuvent fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition ou à une autre enquête ou ordonnance légalement valide (ce qui peut inclure l’accès légal par des autorités, des tribunaux ou des organismes d’application de la loi canadiens, américains, ou d’autres autorités gouvernementales ou d’enquête étrangères) à une organisation en cas de violation d’une entente ou de la loi, pour dépister, éliminer ou prévenir une fraude ou selon que l’exigent ou le permettent autrement les lois canadiennes et américaines ou d’autres lois applicables. L’OIRPC peut aussi communiquer des renseignements personnels lorsqu’ils sont nécessaires pour la mise en œuvre, l’exercice ou la défense d’actions en justice ou de différends et pour enquêter ou prévenir une perte ou un préjudice réel ou soupçonné à des personnes ou à des biens.

 

5. Mesures de protection et conservation 

 

L’OIRPC conserve les données personnelles tant et aussi longtemps qu’il en a besoin : (i) pour s’acquitter de son mandat; (ii) en rapport avec un litige, une enquête ou une procédure; (iii) selon que l’exigent ou le permettent les lois applicables. L’OIRPC a mis en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et matérielles raisonnables dans le but de protéger les renseignements personnels dont il a la garde ou le contrôle contre un accès, une utilisation, une modification et une communication non autorisés. Ces mesures incluent des filières verrouillées et l’accès limité aux bureaux, la restriction de l’accès aux renseignements personnels à ceux qui en ont besoin et l’utilisation de mots de passe, de processus de chiffrement et de pare-feu.

 

6. Droits individuels

 

Sous réserve des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels vous concernant dont l’OIRPC a la garde ou le contrôle, les mettre à jour et corriger les inexactitudes. Vous pouvez demander à l’OIRPC l’accès aux renseignements personnels, aux corrections et aux mises à jour en communiquant avec lui de la manière indiquée à la rubrique « Communiquez avec nous » ci-dessous. Sous réserve des lois applicables en matière de protection des données, vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos renseignements personnels et demander à l’OIRPC de les effacer ou d’en limiter le traitement. L’OIRPC peut demander certains renseignements personnels aux fins de vérifier l’identité de la personne qui demande l’accès à ses dossiers de renseignements personnels.

 

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de l’OIRPC, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissariat à la protection de la vie privée de votre ressort en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

 

7. Les personnes de l’EEE

 

Aux fins des lois applicables en matière de protection des données, si vous êtes un résident du Luxembourg, les contrôleurs des données principaux de vos renseignements personnels sont l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada; l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada, bureau du Luxembourg; Placements dans les instruments de crédit de l’Office d’investissement du RPC Inc., bureau du Luxembourg; CPPIB Credit Europe S.a.r.l.; CPP Investment Board Europe S.a.r.l.; l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada, bureau du R. U.; Placements dans les instruments de crédit de l’Office d’investissement du RPC Inc., bureau du R.-U.; CPPIB Equity Investment Inc., bureau du R.-U. Si vous êtes résident du Royaume-Uni, les contrôleurs des données principaux de vos renseignements personnels sont l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada; l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada, bureau du R.-U.; Placements dans les instruments de crédit de l’Office d’investissement du RPC Inc., bureau du R.-U.; CPPIB Equity Investment Inc., bureau du R.-U. Il est possible de communiquer avec toutes ces entités en envoyant un courriel à l’adresse privacy@cppib.com.

 

8. Liens vers d’autres sites Web 

 

Le site Web de l’OIRPC peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui sont indépendants de l’OIRPC. L’OIRPC offre des liens vers d’autres sites Web tiers par commodité pour l’utilisateur. Ce faisant, l’OIRPC n’endosse ni ne recommande les sites Web associés à ces liens. Les sites Web auxquels les liens renvoient contiennent des énoncés en matière de protection des renseignements personnels, des avis et des modalités d’utilisation distincts et indépendants que l’OIRPC vous recommande de lire attentivement. L’OIRPC n’exerce aucun contrôle sur ces sites Web et par conséquent n’engage aucunement sa responsabilité concernant la manière dont les organisations qui exploitent ces sites Web peuvent recueillir, utiliser ou communiquer, obtenir ou autrement traiter vos renseignements personnels.

 

9. Modification de la Politique de protection des renseignements personnels de l’OIRPC 

 

La présente Politique de protection des renseignements personnels peut être périodiquement mise à jour pour refléter les modifications apportées aux pratiques de l’OIRPC ou aux lois applicables en matière de renseignements personnels. La Politique de protection des renseignements personnels révisée sera publiée sur le site Web et dans certaines circonstances, l’OIRPC peut vous aviser par courriel des modifications apportées à la politique. L’OIRPC vous invite à vous reporter fréquemment à la Politique de protection des renseignements personnels pour consulter les renseignements les plus récents concernant ses pratiques relatives aux renseignements personnels.

 

10. Communiquez avec nous

 

Veuillez communiquer avec nous dans les cas suivants :

  • vous avez des questions ou des commentaires concernant cette Politique de protection des renseignements personnels;
  • vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, les mettre à jour ou corriger des inexactitudes ou pour autrement exercer vos droits en matière de protection de données;
  • vous avez une question ou souhaitez faire une plainte concernant la manière selon laquelle l’OIRPC ou ses fournisseurs de services traitent vos données personnelles.

Vous pouvez communiquer avec l’OIRPC par courriel à l’adresse privacy@cppib.com ou par la poste à l’adresse suivante :

 

Office d’investissement du Régime de pensions du Canada

À l’attention de l’avocate conseil General Counsel

One Queen Street East, bureau 2500

Toronto (Ontario) Canada  M5C 2W5

 

11. Témoins et renseignements supplémentaires concernant le site Web de l’OIRPC 

 

Lorsque vous consultez le site Web de l’OIRPC, ce dernier recueille votre adresse IP (protocole internet) et d’autres renseignements connexes comme les demandes de page, le type de navigateur, le système d’exploitation et la durée moyenne du temps passé sur le site Web. L’OIRPC recueille ces types de renseignements personnels par des moyens automatisés, notamment les témoins.

 

Les témoins sont de petits fichiers téléchargés par l’appareil que vous utilisez pour consulter notre site Web. Ils servent généralement à améliorer l’expérience des visiteurs du site. Par exemple, les témoins sauvegardent les préférences et les renseignements d’ouverture de session d’un visiteur et permettent de reconnaître qu’il a précédemment visité le site (ou que l’utilisateur est toujours le même lors d’une visite donnée). Les témoins sont également utilisés par les propriétaires de sites Web pour améliorer ces derniers en fonction du comportement des visiteurs. Dans certains cas, ils servent à la collecte et au stockage d’informations à propos d’utilisateurs précis.

 

Témoins utilisés sur ce site Web

Les témoins sur ce site Web sont principalement utilisés aux fins d’analyse afin de mieux comprendre la façon dont les utilisateurs naviguent sur le site, de savoir quelles pages ils visitent et combien de temps ils les consultent, etc. L’OIRPC utilise ces données afin d’améliorer le fonctionnement du site et de répondre aux besoins de ses visiteurs en matière de renseignements.

 

Certains témoins qu’utilise l’OIRPC sur son site Web sont des témoins permanents qui demeurent sur votre ordinateur ou autre dispositif connecté à Internet pendant une certaine période après la fin de votre session de navigation, à moins que vous ne les supprimiez. D’autres témoins sont des témoins temporaires et sont supprimés lorsque vous mettez fin à votre session de navigation.

 

Il y a au total cinq applications tierces qui utilisent des témoins pouvant être téléchargés par votre appareil lorsque vous visitez le site CPPIB.com.

 

Siteimprove (www.siteimprove.com)

Siteimprove est une application qui fournit à l’OIRPC des données au sujet de la fréquentation du site. Cette application utilise un témoin permanent appelé « nmstat ». Il contient un numéro d’identification généré aléatoirement qui permet de reconnaître le navigateur Web utilisé pour consulter une page. Le témoin ne recueille aucun renseignement personnel.

 

Siteimprove utilise également un témoin temporaire qui est stocké dans la mémoire temporaire et effacé lorsque le navigateur Web est fermé. Ce témoin, appelé « siteimproveses », est utilisé pour recenser l’ordre dans lequel les pages du site sont consultées lors d’une visite. Pour en savoir davantage sur les pratiques de Siteimprove concernant les témoins, veuillez consulter son site Web.

 

WebTrends (www.webtrends.com)

WebTrends est une application d’analyse qui collecte des données et produit des rapports sur la fréquentation des sites Web et des applications mobiles. L’application utilise des témoins pour recueillir des renseignements sur les préférences et l’activité des utilisateurs lors d’une visite de notre site. Pour en savoir davantage sur les pratiques de WebTrends concernant les témoins, veuillez consulter son site Web.

 

Google Analytics (www.google.com/analytics/)

Google Analytics est également une application analytique qui fournit des renseignements sur la façon dont les visiteurs utilisent le site Web. Les témoins de Google Analytics recueillent des données comme le temps passé sur le site, les pages consultées, le moyen d’accès au site et la provenance du visiteur.

 

Google Analytics utilise quatre témoins : Le témoin « utma » est un témoin permanent qui répertorie les premières visites et les visites subséquentes. Les témoins « utmb » et « utmc » sont de témoins temporaires qui mesurent la durée d’une visite sur le site. Le témoin « utmz » est un témoin permanent qui identifie la provenance du trafic sur le site. Le témoin permanent « utmv » recueille des données sur le comportement des utilisateurs et la performance du site.  Pour en savoir davantage sur les témoins de Google Analytics, cliquez ici. Vous pouvez également refuser l’installation des témoins de Google Analytics.

 

YouTube (www.youtube.com)

L’OIRPC utilise le site YouTube pour héberger les vidéos présentées sur le site. Les témoins utilisés par YouTube servent à mesurer l’utilisation que les visiteurs font de ses services. Ces témoins sont installés une fois que vous démarrez le visionnement d’une vidéo.

 

Le témoin permanent « PREF » enregistre vos préférences et d’autres renseignements comme le nombre de résultats de recherche que vous souhaitez voir affichés. Le témoin « VISITOR_INFO1_LIVE » mesure la bande passante afin de déterminer quel lecteur sera utilisé pour la présentation des vidéos. Le témoin temporaire « use_hitbox » met à jour le compteur de visionnements sur YouTube. Le témoin temporaire « YSC » est quant à lui installé par le service vidéo de YouTube sur les pages ayant des vidéos YouTube intégrées.

 

Pour en savoir davantage sur les témoins que Google utilise sur sa plateforme YouTube, cliquez ici.

 

Zmags (www.zmags.com)

L’application Zmags permet à l’OIRPC de proposer en ligne une version interactive de son rapport annuel. Zmags utilise des témoins temporaires et permanents. Pour en savoir davantage sur les témoins de Zmag, cliquez ici.

 

Désactiver des témoins

Vous pouvez empêcher le téléchargement sur votre appareil de certains ou de tous les témoins. Toutefois, vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les fonctionnalités du site si vous bloquez les témoins. Vous pouvez également effacer les témoins qui ont déjà été téléchargés.

 

Si vous souhaitez bloquer partiellement ou complètement les témoins, vous devez modifier les paramètres du navigateur que vous utilisez. Pour savoir comment procéder, cliquez ci-dessous sur le lien approprié.

 

Supprimer les témoins au moyen d’Internet Explorer

Supprimer les témoins au moyen de Firefox

Supprimer les témoins au moyen de Google Chrome

Supprimer les témoins au moyen de Safari et des appareils utilisant le système d’exploitation iOS

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